2012 Yılında Kullanılacak Defterlerinin Tasdiki ve Noterler Sistemine Girilmesi ve 2011 Yılı Defterlerinin Kapanış Tasdiki
Bilindiği üzereVergi mevzuatı hükümleri doğrultusunda tutulması ve tasdik edilmesi gereken defterlerin açılış tasdikinden, ticaret mevzuatında ise açılış tasdiki ve devamında kapanış tasdikinin zorunluluğundan söz edilmektedir. Buna göre mükelleflerin 2012 yılında kullanacakları defterlerden tasdiki zorunlu olanların Vergi Usul Kanununa göre, 2011 yılında kullanılmış olan defterlerin ise Türk Ticaret Kanununa göre kapanış tasdikinin aşağıda yapılan açıklamalara göre yapılması gerekmektedir.
Diğer taraftan 406 seri numaralı VUK Genel tebliği ile Noterler veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik edilen belgeler ve defterlere ilişkin bildirimlerin elektronik ortamda gönderilme zorunluluğu getirilmiş ve tasdik edilen belgelere ilişkin bilgilerin en geç belgelerin tasdik edildiği günü takip eden on beşinci günün sonuna kadar; tasdik edilen defterlere ait bilgilerin ise en geç tasdik işleminin yapıldığı ayı takip eden ikinci ayın sonuna kadar gönderilmesi gerektiği açıklanmıştır.
Öte yandan 406 seri numaralı VUK genel tebliği ile tasdik edilecek defterlerin elektronik ortamda bildirme yükümlülüğü noterler veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlara getirilmiş iken Noterler Birliği tarafından alınan karar ile bu bildirimlerin SMMM tarafından noterler sistemine girilmesi istenmiştir. Buna göre Noterler Birliğinin aldığı karar ve açıklamalar üzerine defter tasdiki yaptıracak olan SMMM'lerin 10.11.2011 tarihinden itibaren noterlere başvurarak geçici kullanıcı şifresi alıp bu şifre ile Noterler Birliğinin resmi web sitesinden (www.tnb.org.tr) giriş yaparak ana sayfada bulunan "SMMM Defter Bilgi Girişi" ekranından defter bilgilerini kaydetmesi gerekmektedir. Söz konusu bilgilerin eksiksiz olarak noterler sistemine girilmesinden sonra defter tasdik işlemleri noterler tarafından gerçekleştirilecek olduğundan SMMM'lerin noterlere başvurarak şifre ve giriş işlemlerini defter tasdikine ilişkin süre bitimi olan 31.12.2011 tarihinden önce yapmaları gerekmektedir.
Söz konusu sistem 10.11.2011 tarihinde açılmış olup giriş yapması gereken SMMM'lerin defter tasdiki yaptıracakları mükellefleri için Aralık ayını beklemesine gerek olmayıp noterlerden şifre alarak işlemlere başlayabileceklerdir. Sistemin yeni olması ve meydana gelebilecek yığılmaların sistemde yavaşlamalara neden olabileceği göz önünde bulundurularak işlemlere en kısa sürede başlanılarak defter bilgilerinin sisteme girilmesi daha uygun olacaktır. 
Noterler Birliği tarafından hazırlanan "Muhasebeci Tanımlama Kılavuzu" ile "Muhasebeci Defter Bilgi Girişi Uygulaması Kullanım Kılavuzu"'na www.tnb.org.tr web adresinde yer alan "SMMM Defter Bilgi Girişi ekranından PDF olarak ulaşabilirsiniz.
1- 2012 Yılında Kullanılacak Defterlerin Tasdiki:
Vergi Usul Kanunu’nun 220. maddesinde tasdike tabi defterler yevmiye defteri, envanter defteri, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, imalat ve istihsal vergisi defterleri, nakliyat vergisi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri ve serbest meslek kazanç defteri olarak hükme bağlanmış ve belirlenen esaslara göre tasdik ettirilmesinin mecburi olduğu açıklanmıştır. Ayrıca aynı Kanunun 221. maddesinde yukarıda belirttiğimiz defterleri kullanacak olanların, bu defterleri tasdik ettirme zamanları belirtilmiştir.
Buna göre;
1.    Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
2.    Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3.    Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4.    Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,
tasdik ettirilmesi mecburidir.
Ayrıca makbuz karşılığı veya istihkaktan kesinti suretiyle damga vergisi ödeyen anonim şirketler ile bu uygulamadan ihtiyari olarak yararlanmak isteyen mükelleflerin tutulması zorunlu olan defterler arasında Damga Vergisi Defteri de sayılmıştır.
Dolayısıyla Vergi Usul Kanununda belirtilen hükümler gereğince hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin 2012 yılında kullanacakları defterleri en geç 30 Aralık 2011 tarihine kadar notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir.
Diğer yandan ertesi yılda da aynı defteri kullanacak mükelleflerin Vergi Usul Kanunu’nun 222. maddesi hükümlerine göre (ilgili yılın) 2012 yılının Ocak ayı sonuna kadar defter tasdikini yeniletmeleri gerekmektedir.
2- Defterlerin Kapanış Tasdiki:
Yukarıda bahsettiğimiz üzere Vergi Usul Kanununun 220. ve 221. Maddelerinde tasdiki zorunlu defterler ile bu defterlerin tasdik zamanları belirtilmiştir. Ayrıca Türk Ticaret Kanununun 69.maddesi, 66. maddede belirtilen defterlerin tasdik işleminin yaptırılmasını zorunlu kılmaktadır.
TTK hükümlerince kapanış tasdiki, yevmiye ve envanter defteri için söz konusu olup ticari defterlerin mükellefin lehine delil sayılabilmeleri için T.T.K. hükümlerince açılış ve kapanış tasdiklerinin zamanında yaptırılmış olması gerekmektedir.Dolayısıyla TTK’na göre kapanış tasdikini yaptırmayanların ticari defterleri kendi lehlerine delil olamayacağından defter sahipleri kapanış tasdiki yapılmamış bir defteri ispat vesikası olarak kullanamazlar.
Yukarıdaki yasa hükmünden hareketle Yevmiye Defterinin yeni yılın (2012 / Ocak ) Ocak ayı sonuna kadar, Envanter Defterinin ise yeni yılın (2012/Mart) Mart ayı sonuna kadar kapanış tasdikinin yapılması gerekmektedir.
Buna göre TTK hükümleri açısından mükelleflerin sahip oldukları defterleri hukuki açıdan lehlerine delil ve isbat vesikası olarak kullanabilmeleri açısından kapanış tasdiki yaptırmaları gerekmektedir. Söz konusu kapanış tasdiklerinin yaptırılmaması halinde, TTK hükümleri açısından defterlerin hukuki ihtilaflarda delil ve isbat kuvveti olmayacağının defter sahiplerine, şirket müdürlerine ve üst düzey yöneticilerine mutlak suretle bildirilmesi gerekmektedir.
 
 Bilgilerinize sunulur.
                                                                                                                    Saygılarımızla,    
                                                                                                                      REFERANS